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始末書はいつ使うのか?そのポイントを説明します。

始末書って、そもそも何なのか?一体どんな内容を記載すればよいのか。
始末書の書き方や例文を知る前に、そもそもの使用方法について説明します。


始末書とは、規定違反やこちらのミスで不祥事を起こしてしまい、
会社や学校・人に対して何らかの損害を与えてしまった場合や、
自分に保護責任がある者が不祥事を起こしてしまった場合においても、
その責任を追うべき者が謝罪と報告の意味をこめて記載する文書の事です。

具体的な内容としては事件の事実関係のポイントを記載し、
このような不祥事は二度と起こさない、という事を誓い、
謝罪の意を表す事が求められるのです。

【始末書を書く時に、忘れてはいけない要点とは】

・不始末の原因 (例. 子供が急病になる 酒での不祥事)
・不始末の内容 (例. 無断で会社を欠勤 上司に失礼な言葉を言う)
・お詫び・反省 (例. 深く反省しています 大変申し訳ございません)
・不始末を今後繰り返さない旨の弁 (例. 二度と繰り返さない様にします)
・寛大な措置を願う弁 (例. 今回に限って寛大な措置を願い申し上げます)



【始末書の内容】

・自発的に記入するのではなく、社長や上司の指示を仰ぎ、記載する。
社内でのフォーマットがある場合、それに従う。


・内容に関しては、簡潔かつ正直に。
自分にとってプラスになる言い訳や正当化に関しては、悪印象となります。
始末書を記載しているということは、こちらに過失がある場合です。
自分の視点で物事を記載するのではなく、客観的にまとめましょう。


・まっすぐに、誠実に記入する
始末書を受け取る方は、提出する際、
その人の反省の意をどれだけ表しているかを重視します。

仮に自分の非に疑問が浮かぶ際であっても、
素直に罪を認め、謝る事が大事です。

また、謝罪の連続や、同情を訴える場合は、逆効果になることも。


・記入する用紙とインクを選ぶ。通常のレポート用紙等は使用できません。
社内用の便箋ではなく、封筒は二重袋で白の長形4号。
そして用紙は白無地のB5版を使うことが好ましいです。

カラーペンやシャープペンではなく、黒のペンが適切です。

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